Process Mining представляет собой связующее звено между современными программами и постоянным совершенствованием производственных процессов. PM дает возможность работы с любыми бизнес-процессами, однако максимальной эффективностью обладает для тех, которые являются сквозными. В качестве примера можно привести цепочку управления поставками. Восстановление процессов позволяет оценить воздействие извне и контролировать при этом человеческий фактор. Встречается такое определение PM, как комплекса методов для усовершенствования процессов в системах информации и бизнесе. Но данное описание очень общее и обширное. Поэтому разберемся на практических примерах, что именно дает Process Mining на предприятиях.

Руководителям крупных фирм приходится неуклонно работать над повышением эффективности бизнеса. Одним из классических путей служит привлечение аудиторов. Также для выявления качества труда опрашиваются сотрудники. Впоследствии аудиторы, исходя из собственного опыта и теоретических наработок, предлагают рекомендации и коррективы. Все это должно принести успех в будущем.

Рассмотренный выше подход применяется уже долгие годы и отличается хорошими результатами. Однако, у него имеется значительный минус, влияющий на эффективность для крупных корпораций федерального уровня — отсутствие возможности масштабировать. Речь идет о том, что даже физически нельзя опросить абсолютно всех работников. В очень больших организациях кто-то может утаить информацию о своем труде, осознанно или же случайно. Некоторые сотрудники и вовсе не попадают на опрос по ряду причин. И даже при наличии утвержденных инструкций внутри фирмы и подготовленных бумаг с подробным описанием процесса сложно гарантировать, что процесс является актуальным и отображает все вероятные пути его осуществления. Ведь имеются редко встречающиеся возможности течения процесса.

Описанная в прошлом абзаце проблема знакома многим, потому различные методики управления эффективностью процессов предлагают действия для компенсации рассмотренных недостатков. Но полностью избавиться от них нельзя. Традиционные методы учитывают то, что все может пойти не по плану, и этот фактор значительно понижает эффективность проводимых изменений.

Вывод из всего перечисленного следующий. Единственно верным путем становится введение автоматического либо непрерывного отслеживания бизнес-процессов и их восстановления. Программы сегодня обладают возможностью распознания слов и лиц, а также предсказывания результатов голосования. Это сделать непросто по причине нелинейной последовательности шагов в процессе и наличия циклов. До недавних пор отсутствовали алгоритмы для постоянного восстановления любых значимых для оптимизации процессов. Вот почему столь высоко востребованным оставался ручной аналитический труд: сотрудник опрашивал работников компании для последующих действий по восстановлению процессов.

При настройке работы системы для автоматического отражения всех выполняемых сотрудниками операций можно существенно увеличить эффективность труда. Именно это и делает Process Mining. Результатом восстановления бизнес-процесса в организации является возможность менеджера проводить высокоточный анализ последнего с применением предназначенного для этих целей методов.

Уровень информатизации компаний растет, а потому увеличивается и объем «следов», появляющихся в системах информации. В ближайшее время ERP будет располагать не только возможностью проводить финансовый и управленческий учет, но и контролировать ход производства определенного товарного экземпляра. Как следствие, возникает возможность взаимодействия и влияния на сквозные метапроцессы путем связи воедино стадий привлечения потребителя, реализации, формирования заказа, приобретения сырья и комплектующих, изготовления определенного изделия (или нескольких), отправления их клиенту и оплаты. Отличие Process Mining в том, что лишь он позволяет проводить анализ всех уровней детализации, а не только самых высоких, как классические методы.

Рассматриваемый анализ несет пользу для методологов, но также он открывает перспективы выявления связей, превращаемых в правила для функционирования модели цепочки производства. В результате можно проводить оптимизацию применения ресурсов на производстве, уменьшать потребность в складах и сроки оборота капитала. Следствием становится количественный экономический эффект, который сложно не заметить.

Отдельное преимущество PM: анализировать и улучшать процессы можно постоянно, а не периодически, как при выполнении традиционного аудита. При этом и отслеживается состояние «до» и «после», и производится контроль над изменениями, и сравнивается функционирование филиалов корпорации, и не только.

Что стоит понимать под термином «Process Mining»

Под данным понятием мы имеем в виду технологию, которая включает в себя инструмент и методологию.

  1. Инструмент. Он выполняет саму работу, берет сведения из систем информации и демонстрирует его в знакомом человеку виде. В результате его можно подвергать анализу.
  2. Методология. Благодаря этому элементу можно разобраться, на что конкретно следует обращать внимание в конкретном процессе и когда запустить нужные организационные изменения.

Важную роль, конечно, играет и первая составляющая. На рынке имеется целый ряд аналогичных инструментов, которые могут применяться в коммерческих сферах. Основная масса их подходит для разовой оптимизации процессов. Для применения в крупных холдингах, планирующих постоянно совершенствовать производство, подходят лишь 1-2 варианта.

Однако наибольшую важность несет вторая составляющая — методология. Аналогично Big Data, кроме создания ИТ-инфраструктуры, требуемой для функционирования системы, нужны и профессиональные сотрудники, хорошо владеющие Process Scientists. Как организации, так и поставщики продуктов в сфере больших данных лишь через пять лет поняли, что одного приобретения программной лицензии недостаточно для успешного с экономической точки зрения внедрения. Дабы не допустить повторения ошибок прошлого, мы утверждаем, что значимую роль играет обучение методикам Process Scientists. PS не только предлагает свой продукт, но и занимаются поиском путей его применения, которые принимали бы во внимание бизнес-модель и ограничения конкретной организации для достижения максимального экономического эффекта.

Как можно применять Process Mining

Технология позволяет находить ошибки в функционировании систем и элементов корпорации, которые практически нереально отыскать «ручным» методом анализа. В качестве примера можно привести редко применяемые сценарии выполнения процесса. С чем это связано? Основная причина — это оптимистичность участников бизнес-процесса. Они рассматривают в качестве основного пути эталонный маршрут, хоть и понимают, что можно отойти от него и тогда придется прибегать к мерам восстановления. Сотрудники обычно оценивают вероятность неудачного сценария как 1-2 процента, а в действительности она гораздо выше и составляет 10-15 процентов. Речь идет всего лишь о человеческом свойстве, знакомом всем — оптимистичности. Тогда как Process Mining способен качественно и количественно оценить бизнес-процессы и предложить оптимальные действия с учетом оценки трудозатрат.

Рассмотрим еще один пример. PM производит автоматический анализ соответствия процессов существующим в организации стандартам и правилам, а также сообщает о возможных негативных последствиях обнаруженных несоответствий. Система анализирует эффект от отклонения, различия в сценариях процессов с точки зрения финала и так далее. Process Mining демонстрирует и само отклонение, и его результат в виде времени, ресурсов или трудовых затрат. Производится все на автомате, участие человека на данном этапе не требуется. Известно, что в десяти процентах ситуаций для ряда приобретаемых материалов мы отходим от нормативов. Задача системы заключается в том, чтобы выяснить, входит ли отклонение в норму или же нет, а также предложить меры в случае ошибок.

В качестве примера стоит привести и анализ бизнес-процесса в большой корпорации, включающей в себя множество филиалов и подразделений. Нередко многие крупные подразделения занимаются реализацией одного процесса разными методами. Благодаря Process Mining можно определить соответствие данных процессов принятым в организации нормативам и правилам, а при несоответствии и негативные последствия данного явления.

В России Process Mining можно внедрить в крупную корпорацию за три-четыре месяца. Этот срок считается нормой, так как учитывает отсутствие в подобных компаниях стандартной конфигурации учетных систем информации.

Сравнение Process Mining с прочими системами анализа информации

Логично узнать: чем же лучше PM уже применяемых в корпорации систем корпоративной отчетности и BI? Основное отличие в возможности поиска новых проблем, а не только контроля уже существующих и знакомых. Классические системы корпоративной отчетности не наделены инструментами, анализирующими ход процесса. Они способны исключительно вычислять агрегированные данные. На практике это значит, что проблему выявлять придется самостоятельно. Тогда как Process Mining обрабатывает не агрегированные данные, позволяя быстро проверить любые гипотезы. Экономия времени впечатляет: вам не придется тратить несколько месяцев на корректировку структуры хранения информации в привычных системах отчетности!

Кому необходим Process Mining

Целевая аудитория — это организации, желающие вносить изменение и повышать свою эффективность. Результатом применения Process Mining служит определение сфер возможной оптимизации и постоянного контроля любых вносимых изменений. Все проблемы решаются на месте в короткие сроки, что экономит время для больших корпораций. Еще одна возможность заключается в сравнении новых результатов со старыми и внесении коррективов по необходимости.

Если компания хочет поменяться, система Process Mining ей в этом с успехом поможет. Это играет роль для любых сфер, будь то финансы, коммерция или производство. Основная масса крупных организаций предлагает свои инициативы, такие, как Lean Management или Шесть сигм. Они нужны для постоянного роста эффективности посредством анализа. В данной ситуации PM дает необходимые сведения для контроля ситуации при использовании рассматриваемых программ и инициатив. Он дает им новую почву для улучшения и сведения, недоступные прежде.

В итоге именно Process Mining выступает связующим звеном между работниками и подразделениями. Потребителями технологии являются бизнес-пользователи, которые знакомятся с картиной реальных процессов и анализируют ее.

Безусловно, результат от использования системы Process Mining зависит от величины организации. Максимальная эффективность свойственна крупным компаниям, у которых есть большое количество филиалов и не меньшее число клиентов. В данном случае используются многоступенчатые процессы взаимодействия с потребителями и отделениями. PM будет полезен и тем организациям, где осуществляются массовые продажи и контакты с клиентами, где имеются крупные обороты и множество контрагентов, где присутствуют длинные процессы с участием различных функциональных подразделений. Те традиционные методы, которые неплохо подходят для средних и малых компаний, совершенно не позволяют достичь порядка в крупных корпорациях. Именно тогда на помощь и приходит Process Mining.

В каких процессах требуется Process Mining

Технологию следует использовать всегда, когда имеет место отражение работы сотрудников в системах информации и подходит одна из нижеперечисленных групп:

  • речь о несложных массовых процессах, осуществляемых много тысяч или даже сотен тысяч раз в сутки. Пример: обслуживание клиентов в банке. Этапы таких процессов выверяются до мелочей, что позволяет отследить эффективность любого из работников и филиала в целом. Повлиять на механику не всегда возможно, однако легко сэкономить средства на оптимизации труда сотрудников и подразделений. А это уже дает отличный результат.
  • речь о сложных, длительных индивидуальных процессах, в которых принимают участие различные департаменты. В рассматриваемой ситуации PM занимается поиском методов для упрощения процесса и оптимизации числа этапов. Также он предлагает устранение лишних циклов и участников из процесса и так далее.

В любой из рассматриваемых ситуаций применение PM дает заметный экономический эффект.

Источник: Николай Ситников, директор по развитию продуктов «РАМАКС Интернейшнл»

Версия для печати (без изображений)   Все новости