Компания ЕАЕ-Консалт осуществляет в корпоративной системе электронного документооборота (КСЭД) на базе DirectumRX процесс делопроизводства и управления сделками. Следующим шагом, на основании проведённого анализа договорных процессов, руководство компании приняло решение перенести на эту же платформу работу по согласованию договорных и финансовых документов, обеспечив интеграцию с новой учётной системой компании на базе SAP S/4HANA в облаке Microsoft Azure.

В июне 2018 года завершилось внедрение новой версии учётной системы компании на базе SAP S/4HANA с размещением серверной части в облачном ресурсе Microsoft Azure.

SAP S/4HANA заменила локальную корпоративную ERP-систему на базе SAP R/3, в которой, в том числе, был организован полный цикл работы с договорами и первичными документами. Дополнительно в рамках проекта были проведены обследование и реинжиниринг бизнес-процессов предприятия.

На основании собственного опыта и проводимого аудита договорных процессов был сделан вывод, что согласование и подписание договорных документов эффективней и прозрачней вести в корпоративной СЭД. В результате руководство «ЕАЕ-Консалт» запланировало внедрение новых модулей DirectumRX — «Договоры» и «Финансовый архив».

На базе DirectumRX в компании уже автоматизировано делопроизводство и управление сделками. В рамках нового этапа проекта требовалось решить не менее масштабные задачи:

  • реализовать функциональную часть(отражение бизнес-процессов в новой системе) и реализовать платформенную часть(техническое обеспечение для новой платформы);
  • интегрировать DirectumRX и учетную систему на базе SAP S/4HANA;
  • создать структурированное хранилище договорных, первичных учетных и финансовых документов;
  • автоматизировать процессы согласования договорных документов;
  • обеспечить эффективный поиск связанных документов по заданным критериям;
  • организовать контроль исполнения сроков договорных документов.

Параллельно с внедрением новых модулей завершаются работы по интеграции SAP S/4HANA с корпоративной СЭД DirectumRX с использованием Microsoft Azure LogicApps. Это позволит эффективно использовать преимущества обеих систем и существенно сократить затраты на содержание и эксплуатацию собственной технической инфраструктуры.

Илья Аксельрод, начальник Управления по обеспечению деятельности компании «ЕАЕ-Консалт» рассказывает: «Построенная нами информационная система позволила увидеть процесс жизненного цикла „становления“ договора, от активности (сделки), проекта до его подписания и передачи на исполнение. Система даёт возможность руководству компании и владельцу процесса контролировать ответственность каждого звена договорного процесса за функционал, который он обеспечивает. Сейчас подготовка договорных документов начинается с „низов“. Первым, кто заводит договорной документ в систему на согласование и подписание, является тот специалист, который отвечает за то, что прописано в предмете договора, он видит сроки, обязанности и ответственность и тем самым первым „подписывается“ за то, что составил и внес. В результате руководитель организации распределяет ответственность за данные компанией обязательства перед контрагентами на всех экспертов, специалистов и их руководителей, участвующих в бизнесе и процессах, которые его обеспечивают.

„Умная“ база Архива финансовых документов, реализована именно в DirectumRX, а не в SAP, поскольку она прозрачна и в разы сокращает стоимость хранения, позволяя делать выборки по любым параметрам, формировать качественные отчёты, в том числе с выгрузкой тел документов по запросу третьих лиц и госорганов, минимизируя риски для компании, её владельца и руководителя».

Источник: Пресс-служба компании Directum

Версия для печати (без изображений)   Все новости