Осенью текущего года завершился первый этап проекта внедрения системы электронного документооборота «ДЕЛО» в горнолыжном комплексе «Манжерок» Республики Алтай. В рамках проекта пользователями СЭД стали в общей сложности более 60 сотрудников туристической организации.

В требованиях к функционалу СЭД заказчик выделил следующие возможности:

  • Работа с документами;
  • Работа с задачами и поручениями;
  • Работа с договорами;
  • Работа с совещаниями;
  • Интерфейс: Наглядный интерфейс. Наличие как десктопной, так и мобильной версий для удаленной работы в СЭД;
  • Интеграционные и взаимодействие: Возможность интеграции с MS Outlook, и, в перспективе, с 1С Предприятие.

Особое внимание в техническом задании заказчик уделил требованиям к системе документооборота в части автоматизации закупочной деятельности. Так, СЭД должна обеспечить следующие возможности работы с документами, сопровождающими процесс закупок туристического комплекса:

  • создание заявки на закупку в электронном виде;
  • прохождение согласования заявки;
  • формирование первичных шаблонов протоколов комиссии по закупкам на основе введенной информации в заявке и результатов голосования. Возможность внесения дополнительной информации сотрудниками, которые готовят итоговый документ.

Особенности и ход реализации. Первый этап проекта внедрения.

Сам проект внедрения условно разбит на 2 этапа. На первом этапе, после обследования документооборота и настройки системы, был запущен стандартный функционал СЭД ДЕЛО. В результате были автоматизированы традиционные делопроизводственные процессы:

  • Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;
  • Внесение резолюций руководителя (вышестоящую резолюцию с личным контролем пишет только руководитель) и резолюций подчиненных, обеспечение контроля начальниками отделов;
  • Управление задачами и поручениями: ведение отчетов, контроль, снятие с контроля;
  • Регистрация внутренней переписки: заявки на транспорт, заявки на проверку контрагентов, служебные записки и переписки;
  • Автоматизация работы с распорядительными документами и приказами.

По завершению первого этапа было проведено обучение, а также индивидуальные консультации пользователей.

На следующем шаге проекта предполагается внедрение дополнительных процессов, не предусмотренных в стандартном наборе функций СЭД и связанных с согласованием документов по договорной и закупочной деятельности организации. Все работы по написанию процессов и разработке печатных форм выполняют специалисты КС-Консалтинг. Ориентировочные сроки выполнения работ — декабрь 2018.

Источник: Пресс-служба компании «Электронные офисные системы (Софт)»

Версия для печати (без изображений)   Все новости