Почта России и фирма «1С» сообщают о запуске в промышленную эксплуатацию ЕСЭД на базе 1С:Документооборота. К системе уже подключены 36 000 пользователей более чем в 1 000 подразделений ФГУП «Почта России» по всей стране.

Для повышения эффективности Почте России было важно обеспечить оперативный обмен документами между аппаратом управления и региональными представительствами, преодолеть «лоскутную» автоматизацию бизнес-процессов и перевести значительную часть документооборота и отчетности в электронный вид.

По итогам открытого конкурса на модернизацию системы электронного документооборота Почты России была выбрана программа «1С:Документооборот» на масштабируемой платформе 1С:Предприятие 8.

Реализация проекта проходила с августа 2016 по декабрь 2018 года. Работы включали предварительное обследование и анализ видов документов ФГУП «Почта России», процессов обработки документов, их оптимизацию. Благодаря активному участию в проекте руководства и специалистов Почты России удалось не только завершить внедрение ЕСЭД, но и уже на пилотных запусках получить значимые для бизнеса эффекты. Так, первые документы были обработаны уже в декабре 2016 года в Ростове и Воронеже.

Единая СЭД охватила аппарат управления предприятием, 86 филиалов, более 1 000 обособленных структурных подразделений в стране и за рубежом. Ежедневно в системе регистрируют 5 000 новых документов, автоматизирована работа с входящей и исходящей корреспонденцией, организационно-распорядительными документами, обращениями граждан и организаций, договорными документами, коммерческими условиями, документами по закупочной деятельности, архивной документацией и другими видами документов.

Для хранения и организации данных применяется свободно распространяемая СУБД PostgreSQL, работающая под управлением ОС Linux.

В системе также применяется расширенный функционал, призванный исключить неправильные и неточные действия по работе с документами, упростить взаимодействие сотрудников. Например, параллельное редактирование документов дает возможность нескольким сотрудникам одновременно вносить корректировки и просматривать замечания коллег в режиме реального времени. Протокол разногласий позволяет эскалировать спорные замечания по документам на ответственного сотрудника для принятия решения. Правила коммуникации позволяют при организации взаимодействия автоматически соблюдать иерархию управленческих уровней сотрудников и подразделений. Помимо перечисленных, используются и другие технологические разработки.

«Единая система электронного документооборота позволила нам значительно ускорить внутренние бизнес-процессы. Мы объединили более 1000 офисов в нашей компании, внедрили стандартные шаблоны бизнес-процессов и значительно ускорили процесс принятия решения. В наше время на рынке это крайне важно принимать быстрые решения и быстро же внедрять эти решения в жизнь», — отметил заместитель генерального директора по информационным технологиям и развитию цифровых сервисов ФГУП «Почта России» Сергей Емельченков.

ЕСЭД на базе 1С:Документооборота помогла Почте России объединить многочисленные филиалы и почтамты в одну сквозную управленческую структуру, таким образом повысить эффективность управления предприятием и сократить операционные затраты. В результате внедрения ЕСЭД на базе 1С:Документооборота на всех уровнях организационной структуры удалось сократить бумажный документооборот на 35%, снизить трудозатраты по обработке документов на 10%, время исполнения запросов по подбору документов на 50%, значительно сократить сроки согласования документов, повысить уровень контроля исполнения документов и поручений.

Источник: Пресс-служба компании «1С»

Версия для печати (без изображений)   Все новости