Компания TANAIS завершила автоматизацию делопроизводства в ПАО «Ил» и управляемых обществах. К работе в системе DIRECTUM подключено 3000 сотрудников, возможности системы они осваивали параллельно с внедрением — на курсах обучения. Также в ПАО «Ил» организована собственная служба технической поддержки системы, специалисты компании выполняют роль первой линии обработки обращений от пользователей.

В 2018 году в «Авиационном комплексе им. С.В. Ильюшина» стартовал проект внедрения системы электронного документооборота DIRECTUM. На первом этапе в цифровой вид были переведены договорные процессы: согласование комплекта договорных документов и согласование приложений. Уже тогда к работе в системе подключили более 600 сотрудников Общества.

Следующий этап проекта оказался более масштабным. Требовалось автоматизировать процессы делопроизводства, а в дальнейшем еще и наладить интеграцию между системами DIRECTUM в дочерних обществах ПАО «ОАК».

Цифровое делопроизводство в DIRECTUM

Для того чтобы процессы как можно быстрее запускались в работу, проект поделили на две итерации. Первая итерация коснулась поручений, входящих и исходящих документов, вторая — внутренней документации.

Среди преимуществ решения DIRECTUM для автоматизации делопроизводства сотрудники ПАО «Ил» отметили:

  • легкость регистрации документа в системе;
  • ведение журналов регистрации и номенклатуры дел в соответствии с законодательством;
  • удобный механизм создания поручений, который обеспечивает контроль исполнения работ.

Специалисты TANAIS адаптировали решение под требования заказчика. Так, после регистрации входящего письма в электронном документе появляется штамп с информацией о регистрационном номере и дате регистрации.

Для удобства работы с поручениями разработаны печатные формы карточек поручений по документам. Распечатать поручения можно в формате А4, А5, А6. Более того, пользователь может распечатать сразу несколько поручений в виде сводного документа.

Права доступа к журналам регистрации строго разграничиваются. Часть документов регистрируется централизованно, а другие — исключительно в собственных подразделениях. Каждое подразделение видит только свои журналы регистрации.

По итогам второй итерации в DIRECTUM была перенесена работа с внутренними документами, в их числе приказы по АХО и основной деятельности, кадровые приказы, распоряжения, поручения и внутренние отчеты. В процессах обмена рапортами, служебными и докладными записками компания полностью отказалась от бумаги.

Сотрудникам ПАО «Ил» стало значительно проще соблюдать регламенты и правила оформления документов. В системе DIRECTUM предусмотрены готовые шаблоны под каждый вид документа: пользователь выбирает нужный шаблон и ему остается только отредактировать текст. Остальные данные, такие как ФИО, должность адресата заполняются автоматически. По итогам согласования документ подписывается ЭП, преобразуется в формат PDF и регистрируется в системе.

Обучение пользователей и дополнительные решения для удобства работы

Эффект от внедрения системы электронного документооборота зависит от того, используют ли сотрудники все возможности в работе. Осваивать решение, как правило, будущие пользователи начинают параллельно с проектом внедрения — в рамках обучения.

Для сотрудников ПАО «Ил» было организовано обучение работе в системе в очном и дистанционном форматах. Более 200 специалистов прошли обучение очно и 1300 — дистанционно. Дополнительно специалисты команды внедрения от ПАО «Ил» провели обучение еще для 350 человек.

Делопроизводители и руководители часто обращаются к специальным обложкам, которые представляют собой панели с часто используемыми функциональными возможностями. Так, например, для руководителей на панель быстрого доступа выведены разные формы отчетности, создание поручений и поиск.

В рамках проекта автоматизировано взаимодействие с управляемыми обществами. Свыше 90% документооборота между ПАО «Ил» и АО «ЭМЗ им. В.М. Мясищева», а также АО «123 АРЗ» переведено в цифровой вид:

  • обмен исходящими письмами;
  • запросы на согласование сделок с последующим получением доверенностей;
  • работа с поручениями и контроль их исполнения;
  • отправка на ознакомление распорядительных документов.

Еще один существенный блок работ — миграция данных из предыдущей системы электронного документооборота. Специалисты TANAIS выполнили перенос основных документов в новую систему: письма, внутренние документы, договоры и приложения к ним, доверенности, отчеты.

Собственная служба технической поддержки и сопровождения системы

В ПАО «Ил» сформирована своя служба технической поддержки DIRECTUM. Специалисты прошли обучение по курсам разработки и администрирования системы электронного документооборота. Теперь они являются первой линией обработки обращений пользователей. Специалисты поддержки самостоятельно вносят изменения и адаптируют решения, если это требуется.

В компанию TANAIS поступают обращения, которые не были по какой-либо причине взяты в работу специалистами первой линии. Все поступающие обращения регистрируются, по ним назначаются ответственные. Сроки решения устанавливаются исходя из критичности и срочности работ. Специалисты ПАО «Ил» могут просматривать статус работ по обращению в системе службы технической поддержки, доступ к которой обеспечивается через специальный раздел сайта TANAIS. Так, процесс становится прозрачным для заказчика.

Результаты проекта и планы по развитию

В системе DIRECTUM работают свыше 3000 сотрудников ПАО «Ил». Благодаря автоматизации сократились сроки обмена корреспонденцией между организациями, а расходы на обмен сведены к минимуму. Руководители отмечают управляемость бизнес-процессов: инициаторы заданий всегда видят стадии работ и могут контролировать результат.

Компания входит в состав ПАО «Объединенная авиастроительная корпорация» (ПАО «ОАК»). И в 2019 году стартовали работы по интеграции систем DIRECTUM ПАО «Ил», ПАО «ВАСО», АО «Авиастар-СП». В перспективе такое решение позволит:

  • снизить расходы на доставку документов;
  • обеспечить своевременную выдачу и доставку поручений;
  • повысить скорость принятия управленческих решений;
  • организовать единую базу с нормативно-справочной информацией.

Также в планах ПАО «Ил» перевод в цифровой вид процесса по управлению командировками и использование мобильного решения для топ-менеджеров предприятия.

Источник: Пресс-служба компании DIRECTUM

Версия для печати (без изображений)   Все новости