Для автоматизации процессов документооборота в «Орелмасло» установили программу «Скан-Архив» компании «ГЭНДАЛЬФ». Благодаря «Скан-Архиву» в «Орелмасло» решили сразу несколько задач.

Во-первых, упростили хранение и обработку документов: теперь весь текущий документооборот, начиная с 1 января 2019 года, сохраняется в электронном хранилище. Просмотреть любой документ можно, не вставая с рабочего места. Нужен только доступ от системного администратора.

Во-вторых, проще стало вести учет наличия «первички». Программа фиксирует наличие оригиналов либо копий документов по каждому контрагенту. До установки «Скан-Архива» для этого требовались бумажные реестры.

В-третьих, программа автоматизировала работу по внесению в базу документов между подразделениями компании. Риск потерять данные стал минимальным, а на отправку документов от подразделений в головной офис теперь почти не нужно тратить время.

Рассказывает главный бухгалтер АО «Орелмасло» Олеся Мелентьева: «„Скан-Архив“ помогает с решением главной нашей „боли“ — с подготовкой к встречным проверкам и ответами на требования ФНС в рамках камеральных проверок деклараций по НДС. С новой системой нам не нужно собирать пакет документов вручную, так как вся информация видна в базе. Если к операции по контрагенту прикреплен скан документов, то строчка будет обязательно выделена цветом. Введение штрихкодирования договоров также сократило время на формирование ответного пакета документов в ФНС. Аналогично упростилось наше взаимодействие с контрагентами. Если документы нужны менеджерам срочно, то выгруженные из базы „1С“ скан-образы попадают им в почту незамедлительно».

Источник: Пресс-служба компании «ГЭНДАЛЬФ»

Версия для печати (без изображений)   Все новости