Российские подразделения компании Roche направлений Диабетес и Диагностик перешли на цифровые процессы. Сотрудники оценили возросшую скорость согласования документов, а руководители контролируют с помощью Directum RX показатели KPI.

Для работы с документами в компании «Рош Диабетес Кеа Рус» ранее уже использовались возможности электронного обмена, однако ими пользовались небольшие группы сотрудников для решения узкого круга задач. По итогам согласования документы распечатывались и подписывались согласующими вручную.

В 2018 году в «Рош Диабетес Кеа Рус» перешли на полноценный электронный документооборот с Directum RX. В первую очередь, цифровизация затронула работу с договорными документами. Активная фаза проекта — исследования, настройки и обучение в «Рош Диабетес Кеа Рус» — продлилась 2 месяца, 2 недели — опытная эксплуатация.

Уже в первые недели использования системы сотрудники оценили ускорение согласования, прозрачность процессов, возможность получать статистику и оценивать эффективность работы персонала. Система Directum RX позволяет сотрудникам, которые в том числе работают дистанционно, согласовывать договорные документы из любого уголка страны, видеть весь процесс и этапы, на которых документы находятся, сроки завершения согласования и подписания.

«Всё это раньше было невозможно из-за отсутствия единой электронной системы и четких автоматизированных регламентов, а также доступа к документам с учетом прав в любое время онлайн. При этом система позволяет определять уровни достижения KPI тех сотрудников, в чьи задачи входит своевременное согласование документов в Directum», — комментирует Ольга Борбат, руководитель группы правовой поддержки ООО «Рош Диабетес Кеа Рус».

В ходе внедрения оптимизированы договорные процессы и уточнены регламенты. Сейчас сотрудники без привлечения вендора и внутренних ИТ-служб могут самостоятельно модифицировать регламенты в системе.

Опыт договорного блока группы правовой поддержки дал уверенность, доверие и стимул другим подразделениям использовать систему для своих направлений. Были охвачены дополнительные процессы: на текущий момент в Directum RX выполняется оценка благонадежности контрагента и учет выпуска и ввода в действие промо-материалов.

Результаты проекта внедрения

В облачной системе Directum RX работают 200 сотрудников «Рош Диабетес Кеа Рус» и 100 сотрудников «Рош Диагноста Рус». Настроено 69 видов и 26 категорий документов; выделено 16 групп регистрации. В зависимости от параметров система определяет дело, ответственного за регистрацию, состав согласующих и т.д. Используются шаблоны с автоматической подстановкой данных контрагентов. Все это упрощает работу и снижает риск ошибок. Средний срок согласования договора составляет 3 дня, а минимальный — 1 день.

Благодаря цифровизации процессов отношения с контрагентами стали серьёзнее контролироваться, исключен риск заключения договора с непроверенным контрагентом. Упростился контроль возврата документов от контрагентов.

Оптимизация внутренних процессов способствуют развитию компаний, продвижению на рынке и повышению репутации современного работодателя.

Источник: Пресс-служба компании Directum

Версия для печати (без изображений)   Все новости