В Республике Алтай продолжается процесс перехода от бумажного к электронному документообороту с использованием СЭД «ДЕЛО», разработанной компанией ЭОС. Очередным этапом проекта стало увеличение количества пользователей системы в органах власти, в частности, в Министерстве сельского хозяйства. Внедрение СЭД и обучение сотрудников провела барнаульская компания «КС — Консалтинг».

Чтобы упростить и ускорить документооборот внутри Минсельхоза, в конце 2020 года было принято решение закупить дополнительные лицензии СЭД «ДЕЛО». После обследования и предварительных расчетов стало ясно, что только часть сотрудников имеют потребность в постоянном доступе к системе, а остальных можно обеспечить «временным» доступом. Для таких специалистов решили приобрести конкурентные лицензии. Они ограничивают количество одновременных подключений специалистов к СЭД, при этом разные сотрудники могут пользоваться системой в режиме разделения времени. Такой подход часто практикуют как государственные, так и коммерческие организации. Он позволяет снизить общие бюджетные затраты на проект или оставить средства на дополнительные приложения, опции, подсистемы. В данном случае плюсом к лицензиям на АРМ заказчик прибрел опцию «Сканирование» и приложение EOSMobile для мобильного доступа к СЭД.

После настройки системы начались обучающие курсы, которые прошли не только новые пользователи, но и уже знакомые с системой делопроизводители. Опытные в использовании СЭД специалисты изучили дополнительные возможности — например, регистрацию входящих документов, поступивших по электронной почте, и отправку по этому же каналу.

Увеличение количества рабочих мест позволило перевести в СЭД регистрацию организационно-распорядительных документов и контроль их исполнения. Опция «Сканирование» ускорила работу с оцифрованными версиями: теперь скан-копии сразу прикрепляются к регистрационной карточке документов в СЭД «ДЕЛО». Мобильное приложение дает возможность руководителю работать с документами и поручениями во время командировок и поездок.

Оптимальный подбор соотношения лицензий гарантированного и конкурентного доступа позволил сэкономить на покупке лицензий. При этом пользователи, которые не имеют постоянного доступа к СЭД, все равно остаются в курсе всех важных событий в системе. В этом им помогают оповещения приложения «Мониторинг документов», разработанного компанией «КС-Консалтинг». Оно установлено на ПК всем специалистам, которые (постоянно или периодически) работают в СЭД Минсельхоза.

На сегодняшний день в Республике Алтай систему «ДЕЛО» используют все органы исполнительной власти субъекта (Аппарат Правительства, министерства, ведомства). Также в ней ведут документооборот большинство муниципалитетов региона и законодательная власть — Государственное Собрание — Эл Курултай (Парламент) Республики Алтай.

Источник: Пресс-служба компании ЭОС

Версия для печати (без изображений)   Все новости