В сложном ИТ-бизнесе поиск клиентов — настоящий челлендж с множеством подводных камней и ограниченным набором инструментов. Наш опыт показывает, что важным каналом привлечения клиентов является участие в тендерах. В этой статье специалист по работе с тендерами ИТ-компании WIAT Елена Летова рассказывает о различных аспектах участия в тендерах.

Разбираемся в понятиях

Тендер — это процедура проведения торгов, где участники конкурируют за право проведения работ, необходимых Заказчику.

Тендеры делятся на:

  • государственные, в соответствии с 44-ФЗ,
  • корпоративные и коммерческие, в соответствии с 223-ФЗ. Коммерческие закупки регламентированы не только 223-ФЗ, но и положением Заказчика.

Тендеры бывают открытыми и закрытыми:

  • Открытые публикуются в открытых источниках, таких как Zakupki.gov.ru, ЭТП, а также на сайтах заказчиков.
  • Закрытые приходят в виде приглашения от Заказчика на электронную почту.

Кроме того, тендеры бывают конкурентными и неконкурентными.

К конкурентным относятся:

  • конкурс,
  • аукцион,
  • запрос предложений,
  • запрос котировок.

Если закупки производятся у единственного поставщика, они относятся к неконкурентным.

Тендеры могут проводиться, как на бумажном носители, так и в электронном виде. Способ проведения Заказчик выбирает самостоятельно. Но основная часть закупок происходит электронно.

Все различия видов закупок указаны в действующем законодательстве — 44-ФЗ и 223-ФЗ.

Алгоритмы, этапы, требования, документы

Чтобы начать участвовать в тендерах, необходимо:

1. Получить ЭЦП. Усиленную квалифицированную ЭЦП можно получить в любом аккредитованном удостоверяющем центре.

2. Пройти регистрацию в ЕИС. Единая информационная система передает сведения на федеральные электронные торговые площадки, после чего происходит автоматическая авторизация на каждой из них.

В настоящее время федеральных ЭТП восемь:

  • Сбербанк АСТ (sberbank-ast.ru)
  • Государственная тендерная площадка Росэлторг (roseltorg.ru)
  • Электронная площадка торгов РТС тендер (rts-tender.ru)
  • ЭТП ТЭК-Торг (tektorg.ru)
  • ЭТП ГПБ Электронная торговая площадка Газпромбанка (etpgpb.ru)
  • ММВБ — Национальная электронная площадка (etp-ets.ru)
  • Электронная торговая площадка Заказ РФ (zakazrf.ru)
  • Российский аукционный дом (lot-online.ru)
3. Для участия в государственных закупках необходимо открыть специальный счет в банке.

На некоторых ЭТП помимо секций в рамках 44-ФЗ и 223-ФЗ есть другие секции. На них в большинстве случаев требуется отдельная регистрация или дополнительная аккредитация. У коммерческих заказчиков есть собственные ЭТП, где требуется регистрация.

Как происходит закупка

Закупка состоит из следующих этапов:

  • подача заявки,
  • рассмотрение и допуск,
  • торги, если это аукцион или заказчик предусматривает переторжку,
  • подведение итогов,
  • заключение договора/контракта.
Все аспекты по регламентированным срокам можно найти в действующем законодательстве, в зависимости от вида закупки.

Какие требуются документы?

Требования к документации определяются в соответствии с видом закупки и законодательством. Как правило, это техническая документация, коммерческая документация, квалификационные, регистрационные и другие документы.

  • К квалификационной документации относятся опыт аналогичных работ, подтверждение о наличии квалифицированных кадров и материально-технических ресурсов (МТР), лицензии, сертификаты соответствия, выписки из реестра СРО и так далее.
  • К регистрационной документации относятся учредительные документы, а также документы, подтверждающие полномочия генерального директора.
  • К прочим документам относятся: бухгалтерские, финансовые документы, согласие на обработку персональных данных всех бенефициаров, партнерские документы (статусы, авторизация).

Все формы заказчика и квалификацию необходимо оформить и подписать.

При подаче необходимо учитывать обеспечение тендерной заявки, комиссии при подаче на ЭТП, тарифы. Каждая ЭТП устанавливает свои условия.

Не бойтесь звонить на ЭТП, чтобы уточнить информацию об условиях, тарифах и комиссиях.

Что касается обеспечения заявки, то следует выделит три вида:

  • перечисление средств на специальный счет при государственных закупках,
  • банковская гарантия,
  • перечисление денежных средств на свой счет на ЭТП.

Следует учитывать, что:

  • обеспечение тендерной заявки предоставляется совместно с подачей заявки,
  • обеспечение договора предоставляется поставщиком в момент подписания договора поставщиком,
  • сумма обеспечения или процент от НМЦ (начальной максимальной цены) договора устанавливается Заказчиком самостоятельно.

Где искать тендеры

  1. Можно воспользоваться услугами специализированных организаций, которые помогут подобрать закупки. Они предоставят следующий функционал:
    1. запланированные закупки по 44-ФЗ и 223-ФЗ, что позволит заранее увидеть и быть готовым к закупке.
    2. экспертную выгрузку в Excel для проработки конкурентов и цен.
    3. аналитику по процедурам, которые не состоялись. Можно посмотреть и напрямую связаться с заказчиком.
    4. арбитражные дела (это позволит определить добросовестность потенциального заказчика).
  2. Публикации открытых закупок можно отслеживать в открытых источниках, таких как: Zakupki.gov.ru, ЭТП и сайты заказчиков. Помимо сайта Zkupki.gov.ru к бесплатными или условно бесплатным поисковым сервисам относятся: Synapsenet, Navodki.ru, Z-monitor.ru.

Главное, корректно настроить шаблоны поиска — что конкретно интересует вашу организацию: определенные заказчики, тематика, оборудование, вендор, если это ИТ. Так вы сможете найти больше закупок.

О подводных камнях и ошибках

Основные подводные камни при работе с тендерами:

  • Обеспечение заявки. Заявка на тендер требует обеспечения, зачастую достаточно внушительного. В этом случае организации приходится делать банковскую гарантию, а это затянутый и наполненный бюрократией процесс.
  • Сроки, комиссии и тарифы ЭТП. Сроки могут стать препятствием, поскольку необходимо осуществлять обеспечение заявки. То же самое с тарифами и комиссиями на ЭТП. Если необходимо податься за один день, нужно учитывать, что не все площадки оперативно зачисляют деньги (от 3 до 5 дней), иногда за оперативность приходится доплачивать.
  • Квалификация и оформление. Квалификация зависит от требований, но, если очень большой объем форм, о котором говорилось ранее, потребуется много времени.
  • Обеспечение договора. Обеспечение в рамках 44-ФЗ. Договор заключается в течение десяти календарных дней с момента публикации итогового протокола. На подготовку обеспечения исполнения договора со стороны исполнителя дается пять календарных дней. Это также следует иметь в виду при подготовке БГ (с переводом денежных средств в качестве обеспечительного платежа намного проще).
  • Аккредитация в секциях. Часто на ЭТП имеются секции, которые относятся к определённому Заказчику. При прохождении аккредитации в таких секциях могут возникнуть сложности. Например, потребуется дополнительное время на подготовку и рассмотрение требуемых документов.

На площадке ТЭК-ТОРГ в секции закупок для РН необходимо быть аккредитованным РН или ОГ РН. При этом мы имеем возможность подать одновременно и пакет документов на закупку, и пакет документов на аккредитацию, но это требует времени: пакет не маленький, а все документы и копии заверяются руководителем организации или доверенным лицом.

Среди ошибок чаще всего — невнимательность. Иногда требования прописаны в разных местах документации или же дополнительные требования указаны в ТЗ (техническом задании) и их можно не заметить. Также по ошибке можно указать наименование поставщика в первой части заявки по 44-ФЗ, что приведет к отклонению заявки или, например, перевести средства не на счет ЭТП, а на спецсчет.

Что должен знать и уметь специалист по тендерам

Специалист по тендерам должен обладать обширным набором знаний и компетенций, среди которых:

  • знание действующего законодательства в рамках закупок по 44-ФЗ и 223-ФЗ;
  • мониторинг специализированных сайтов, торговых площадок на наличие объявленных закупок;
  • оперативная подготовка полного пакета документов для участия в тендерах;
  • оформление электронной цифровой подписи и ее продление, оформление банковских гарантий;
  • прохождение аккредитации в единой информационной системе (ЕИС) и регистрации на площадках;
  • взаимодействие с руководителями проектов по заполнению технической части заявок;
  • взаимодействие с юридическим и финансовым отделом в части подготовки банковских гарантий;
  • подготовка запросов на дачу разъяснений по документации;
  • своевременное предоставление заявки и необходимых документов;
  • взаимодействие с организаторами закупок и заказчиками;
  • отслеживание протоколов рассмотрения заявок;
  • контроль сроков проведения тендеров;
  • участие в торгах на торговых площадках, отслеживание итогов тендеров;
  • подготовка проектов договоров (контрактов) по итогам торгов, составление протоколов разногласия, подготовка дополнительных соглашений (совместно с руководителем проекта);
  • внимательность к деталям, аккуратность, пунктуальность, умение работать в режиме многозадачности.

Участие в тендерах — сложный процесс, с множеством правил, требований и участников, но зачастую эта игра действительно стоит свеч!

Источник: Елена Летова, специалист по работе с тендерами ИТ-компании WIAT

Версия для печати (без изображений)   Все новости