Компания «ЛЕТОГРАФ» создала единую систему управления заявками от арендаторов в московском бизнес-центре ОАО «Калибр».

Проект реализован на платформе «ЛЕТОГРАФ», комплексном решении по управлению документами, автоматизации бизнес-процессов и интеграции приложений.

«Калибр» - это современный московский бизнес-центр, созданный на территории одноименного завода. Деятельность предприятия связана с предоставлением в аренду помещений различного назначения.

Подача заявки  - одна из процедур, обеспечивающая обратную связь между собственником и арендатором помещения. Например, если арендатор хочет продлить договор аренды или сообщить свои замечания по техническому обслуживанию арендуемого помещения, то согласно установленному регламенту он должен сделать письменное обращение на имя арендодателя. Постоянно нарастающий объем таких заявок требовал их систематизации и учета, а также автоматизированного контроля исполнения.

Внедрение СЭД позволяет решить задачи по эффективному управлению любыми типами документов, в том числе заявками.

Решение, реализованное на платформе «ЛЕТОГРАФ», позволило регистрировать  все заявки от арендаторов на выполнение различного рода работ по арендуемому помещению. Заявка заносится в систему с присвоением уникального регистрационного номера. Инициаторами заявок на обслуживание могут быть  как арендаторы, так и подразделения ОАО «Калибр».

Формирование заявок в системе осуществляется посредством заполнения специально разработанных электронных форм. Доступ к системе осуществляется посредством Web-браузера. Уведомление о поступлении новой заявки направляется исполнителю на электронную почту, что позволяет ускорить процесс взаимодействия и упорядочить процессы обработки сообщений арендаторов. Кроме того, о статусе заявок информируются сами арендаторы бизнес-центре, что позволяет им контролировать процесс согласования необходимой заявки.

В системе «ЛЕТОГРАФ» организовано централизованное хранилище информации всех заявок от арендодателей. Введена персональная ответственность сотрудников за исполнение своих функциональных обязанностей по обслуживанию арендуемых площадей и работе с договорами. Предоставленная возможность по формированию отчетности позволяет арендодателю анализировать заявки в необходимых разрезах, что помогает предотвратить возможные сбои и нештатные ситуации.

Решение ЛЕТОГРАФ позволило ОАО «Калибр» повысило  качество предоставляемых услуг, появилась возможность своевременно выдавать распоряжения обслуживающему персоналу и контролировать  выполнения заданий по заявкам.

Источник: Пресс-служба компании «ЛЕТОГРАФ»

Версия для печати (без изображений)   Все новости