RKIT Group передала в промышленную эксплуатацию первую очередь пилотного проекта по созданию прикладных решений на базе системы DocsVision в ФГУП «Аэропорт Иркутск».

Для того чтобы снизить риски при реализации проекта, связанные с нехваткой времени, ресурсов и т.д., специалисты  RKIT Group, премиум-партнера DocsVision в Иркутске, предложили технологию, позволяющую начать внедрение с небольших наиболее актуальных задач, которые можно реализовать в короткие сроки, а в дальнейшем постепенно наращивать функциональность и развивать созданное решение.

Основными задачами первой очереди были определены: автоматизация базового делопроизводства, контроль исполнения документов, организация учета проектов договоров, создание и поддержка архива внутренней нормативной документации, организация рабочих мест руководителей для получения оперативных аналитических отчетов. Для реализации указанных задач были приобретены 10 лицензий DocsVision.

В связи с небольшим количеством приобретенных лицензий, были предусмотрены различные варианты организации рабочих мест – на постоянной основе для сотрудников канцелярии и секретаря генерального директора, и в режиме временного доступа для получения аналитических отчетов для руководителей высшего звена. Благодаря этому, на период пилотного проекта удалось задействовать в работе с системой свыше 15 пользователей.

На текущий момент решены все задачи первой очереди. Созданное решение охватывает канцелярию, юридическую службу, рабочие места руководителя проектов и руководителей высшего звена. Основную работу с входящими, исходящими и внутренними документами выполняют сотрудники канцелярии, обеспечивая регистрацию, систематизацию и контроль исполнения документов. Создан архив внутренней нормативной документации, который позволяет категоризировать и поддерживать структуру хранения нормативных документов, предоставляет широкие возможности поиска.

Ведется регистрация договоров и их проектов, появилась возможность отслеживать исполнение статуса проекта договора. Появилась возможность формировать реестры и отчеты по любому типу документов, используемых в системе, что значительно облегчает доступ к аналитической информации для руководителей разного уровня.

До начала использования DocsVision для обработки документов в канцелярии использовалась программа собственной разработки. На текущий момент пользователями отмечается значительное повышение удобства и оперативности в ежедневной работе с документами, а также широкие возможности поиска текущих и архивных документов.

На разработку решений, их внедрение и обучение пользователей ушло 1,5 месяца, после чего проект был переведен в режим опытной и опытно-промышленной эксплуатации. Были отработаны основные процедуры использования системы, а также сняты основные вопросы и требования пользователей, что позволило успешно перейти к промышленной эксплуатации.

Источник: Пресс-служба DocsVision

Версия для печати (без изображений)   Все новости