В ИТ-отрасли все больше специалистов предпочитают работать удаленно. Ни для кого не секрет, что даже в России уже есть целые коллективы, члены которых сидят по домам, а рабочие вопросы обсуждают при помощи онлайн-мессенджеров. Но для того, чтобы наладить по-настоящему эффективный рабочий процесс создания качественного продукта в разумные сроки  без специализированных средств, которые призваны помочь в управлении проектами, не обойтись.

Проблема в том, что таких инструментов существует как минимум несколько тысяч. Но лишь немногие из них способны ускорить и реально упростить работу над любым проектом.

CRN/RE предлагает обзор пяти онлайн-сервисов, позволяющих организовать эффективный бизнес-процесс без того, чтобы собирать его участников вместе. Все сервисы отличаются друг от друга целевой аудиторией, ведь задачи разных стартапов и более или менее устойчивых компаний, которые часто прибегают к помощи удаленных сотрудников, могут сильно разниться.

1) Asana.com

Благодаря простому и интуитивно понятному пользовательскому интерфейсу Asana является прекрасным онлайн-сервисом для тех руководителей и удаленных работников, которые прежде никогда не сталкивались ни с CRM-системами, ни с мощными многопользовательскими органайзерами. Это решение для новичков, которое позволяет улучшить процесс коммуникаций между людьми, работающими над одним проектом.

Над Asana работал Джастин Розенштейн, инженер, и соучредитель Facebook. Известно, что этим сервисом часто пользуются тысячи команд по всему миру, среди которых Foursquare, Twitter, LinkedIn, Airbnb, AdPorlor, Disqus и др. Главное преимущество сервиса в том, что оно позволяет десяткам людей обмениваться мнениями по поводу очередной идеи прямо на одной странице. Это хорошая альтернатива и почтовым рассылкам, и закрытым группам в социальных сетях. Руководитель же имеет возможность прямо на главной доске, которую видят все, создать новую задачу и назначить ответственного за нее исполнителя. Это позволяет разработчикам-интровертам или другим представителям творческих профессий меньше времени тратить на переговоры и согласования, и больше - собственно на ту работу, за которую им платят деньги.

Минус Asana  в том, что это онлайн-сервис, а не отдельное нативное приложение. Чтобы пользоваться им, нужно всегда иметь доступ к Интернету, причем на приличной скорости. Это не всегда удобно, если кто-то из членов команды вынужден работать на улице, а мобильный Интернет не обеспечивает  необходимую скорость доступа.

2) Zoho Projetcs [1]

Zoho Projects - еще одна интернет-система управления проектами. Люди, подключенные к одному «корпоративному» аккаунту, могут прямо здесь же, в облаке, сохранять офисные документы (тексты, презентации, электронные таблицы, базы данных, заметки) и совместно их обрабатывать. Менеджер же получает возможность посмотреть на рабочие процессы «со стороны» и в любой момент при помощи встроенной CRM-системы вмешаться в их организацию.

Главный плюс Zoho - возможность иметь общее, «с высоты», представление о том, что происходит в работе. Визуализация всего процесса значительно упрощает координацию действий сотрудников. Главный минус  -  слишком много различных страниц для менеджеров и команды, в которых неопытный пользователь системы может легко запутаться. Такой простоты и четкости, как у Asana, здесь нет. Зато есть возможность прямо внутри системы работать над документами в онлайн-редакторе с любого «умного» устройства.

3) Wrike [2]

Wrike - один из самых продвинутых и функциональных инструментов. Здесь есть возможности для довольно гибкой организации рабочих процессов за счет различных встроенных инструментов (построение диаграмм, RSS-каналы, экспорт/импорт документов из Microsoft Office и Google Apps, добавление  «своего» функционала при помощи общедоступного API).

Еще один важный плюс: Wrike поддерживает  мобильные устройства, причем не только под управлением iOS и Android, но даже для BlackBerry. Это обеспечивает процессу нужную мобильность: проверить, как обстоят дела, менеджер может даже, находясь  за рулем.

С другой стороны, CRM-составляющая системы оставляет желать лучшего. Ее возможности ограничены только базовым функционалом. Так что Wrike - хорошее решение для небольших команд и проектов, но не самое лучшее для координирования рабочего процесса, в котором участвует хотя бы пара десятков человек.

4) Trello.com

Этот сервис заработал отличную репутацию за счет своего простого и понятного интерфейса и минималистичного дизайна, что особенно ценят программисты. Trello исповедует японские корпоративные принципы и предлагает пользователям разделить все задачи на те, которые предстоит выполнить в будущем, те, над которыми разные члены команды работают в настоящее время, и те, которые уже выполнены и, возможно, нуждаются в тестировании.

Рабочее окно Trello представляет собой «доску» с «наклеенными» на нее «стикерами». Все они сортируются в три столбика в соответствии с принципом, описанным выше. Все выглядит аккуратно и понятно. А под каждой задачей может работать специальный трекер, показывающий менеджеру, стадию выполнения задачи: ответственный за нее человек только приступил к решению, или вот-вот выдаст готовый продукт. Также такая организация записей позволяет всем членам команды видеть и быстро доносить друг до друга свои идеи и идеи коллег.

Недостаток Trello только в том, что здесь нет встроенного календаря и возможности «пришивать»  к карточкам документы. Документооборот придется организовать в другом облаке.

5) BaseCamp.com

Это еще один инструмент управления проектами, предлагающий исключительно веб-интерфейс. Разработчик - легендарная в стартаперской среде компания 37signals, которой удалось разработать и сделать популярной  собственную уникальную систему тайм-менеджмента.

BaseCamp сводит членов коллектива, все проекты, над которыми они работают, и файлы, которыми обмениваются в одно окно. Для менеджеров здесь есть системы управления списками дел, возможность установки сроков, система для обмена файлами и сообщениями (то есть встроенный чат), а также инструмент учета рабочего времени сотрудников. Так что с помощью BaseCamp можно не только следить за тем, что делают фрилансеры, но и организовать полноценный виртуальный офис. В конце концов, доступ к отдельным страницам системы можно давать даже своим клиентам и сторонним подрядчикам.

Плюс: масштаб системы. Она позволяет хранить одновременно хоть сто различных проектов и контролировать ход выполнения каждого из них. А данные по всем завершенным проектам можно даже архивировать - мало ли зачем это понадобится в будущем.

Минус:  это не самое дешевое решение, особенно для небольших компаний с низкомаржинальным бизнесом. Бесплатная пробная версия работает только 30 дней, а за использование базового функционала в дальнейшем придется платить 20 долл. в месяц. За эти деньги клиент получит 3 Гб свободного пространства и возможность вести до десяти проектов одновременно. Система, позволяющая вести неограниченное число проектов и дающая возможность распоряжаться 100 Гб свободного пространства в облаке, обойдется в 150 долл. в месяц.

Поводя черту под всем вышесказанным, хочется отметить, что многие коллективы, состоящие из удаленных сотрудников, по-прежнему предпочитают использовать для координации рабочих проектов Skype и электронную почту. Единственная тому причина - нежелание небольших творческих коллективов разбираться в новых инструментах. Но время, потраченное на  изучение представленных инструментов, как показывает практика, всегда окупается с лихвой.


[1] https://www.zoho.com/projects/
[2] http://www.wrike.com/ru/

Источник: Константин Шиян, независимый журналист, для CRN/RE

Версия для печати (без изображений)   Все новости