Один из самых современных и наиболее эффективных способов повышения качества работы с документами — применение многофункциональных устройств (МФУ). Если до недавнего времени для печати, копирования, сканирования, факсимильной связи приходилось использовать несколько отдельных устройств, то с появлением МФУ появилась возможность обходиться одним аппаратом. Он стал связующим звеном между цифровым и бумажным представлением документов, упрощая их совместное использование. Преимущества МФУ в офисе очевидны. Во-первых, такое устройство позволяет решить все вопросы поддержки корпоративного документооборота, причем на единой платформе. МФУ обеспечивает экономию рабочего пространства в офисе, его проще обслуживать и сопровождать, поскольку не приходится работать с несколькими аппаратами (часто от разных производителей). МФУ также снижает нагрузку на компьютерную сеть. Кроме того, важным моментом является экономия на покупке оборудования и расходных материалов. Все это, а также маркетинговая и рекламная активность игроков рынка способствовали тому, что в последнее время доверие и интерес пользователей к МФУ значительно возросли. Это подтверждает высокая динамика роста продаж этих устройств, а также постоянно увеличивающиеся объемы товарного предложения.

Одна из серьезных проблем — обеспечение информационной безопасности и защита конфиденциальной информации. Специалисты рекомендуют уделять больше внимания не только «дырам» в ОС и сопутствующем ПО, но и слабым местам в защите периферии. Во многих случаях корпоративного шпионажа в утечке конфиденциальной информация виновата офисная техника, интегрированная в сеть. Повышенные требования к безопасности цифровых МФУ предъявляют правительственные организации, корпоративные клиенты, финансовые институты, правовые органы, страховые компании, производственный сектор и пр. Поэтому для выполнения требований по безопасности многие западные поставщики разрабатывают специальные классы многофункциональных устройств, которые удовлетворяют установленным нормам и могут использоваться для обработки конфиденциальной информации.

Компания Unit Copier, занимающаяся поставками, внедрением и сервисным обслуживанием устройств печати фирмы Ricoh, предлагает отечественному рынку ряд таких устройств. Это цветные и монохромные МФУ, в том числе Dsc424, Dsc432, DSm651, DSm660, DSm675, DSm735, DSm745.

В этих аппаратах реализованы функции безопасности, которые защищают документооборот заказчика. Одна из них — аутентификация Windows и LDAP, что исключает доступ к аппаратам незарегистрированных пользователей и ограничивает доступ к различным функциям МФУ. Система аутентификации не требует создания отдельной базы имен пользователей и паролей, может идентифицировать пользователей по зарегистрированным в корпоративной сети именам и паролям, которые сотрудники используют для работы на компьютерах. А корпоративные клиенты, локальные сети которых работают под управлением других (не Windows) ОС, могут применять инфраструктуру LDAP-сервера для идентификации пользователей в МФУ. Другой вид необходимой защиты — шифрование. С его помощью предотвращаются кражи или фальсификации данных во время передачи.

Но и этих мер недостаточно. Существует проблема управления напечатанными бумажными документами. Для ее решения, например, в аппаратах DSm735 и 745 предлагается новый тип защиты, которая предотвращает несанкционированное копирование конфиденциальных документов. При попытке скопировать защищенный документ воспроизводится специальный рисунок-маска.

Функция Data Overwrite Security (безопасная перезапись данных, DOS) предназначена для клиентов, которым требуется защитить временные данные, оставшиеся на жестком диске. Модуль DOS стирает такие данные после завершения любой операции (копирование, сканирование, печать). Наличие этих функций призвано исключить утечку секретной информации и позволить полноценно работать с цифровыми МФУ даже в условиях высокой секретности.

Дамир Калымбаев, ведущий менеджер отдела продаж Unit Copier, рассказал, что такие встроенные функции МФУ, как шифрование сетевого трафика, документов, адресной книги, востребованы теми организациями, которые выстраивают единое информационное пространство со своими региональными отделениями (филиалами). Именно в таких фирмах увеличивается доля документов, обрабатываемых в электронном виде и пересылаемых через Сеть в офисы на местах.

Версия для печати (без изображений)