На процесс перехода к работе в электронном документообороте (ЭДО) с момента постановки задачи до полной готовности собственной ИТ-системы у компании OCS Distribution ушел год.

Первого партнера, выразившего готовность работать в новой среде, переводили на рельсы ЭДО в течение двух месяцев. Работа со вторым клиентом заняла две недели. С третьим клиентом управились за два дня. Сейчас специалисты OCS могут перевести компанию-партнера в режим работы ЭДО за несколько часов. Специалисты OCS утверждают, что переход на ЭДО позволяет снизить затраты на ведение финансового документооборота в несколько раз. И что этот процесс не сложен и не страшен!

OCS Distribution работает с электронным документооборотом (ЭДО) почти полгода. Хочу подчеркнуть, что мы говорим об ЭДО юридически значимых документов — счетов-фактур, товарных накладных и т. д. Можно сказать, что мы уже прошли тестовый, пилотный, этап и вышли на промышленный режим работы. Сейчас самое время подвести первые итоги.

Полтора года назад, когда мы только задумались об ЭДО, мы были настроены более оптимистично, полны надежд и уверенности в том, что партнеры выстроятся в очередь за новой услугой. Мы нашли решение проблемы, которая серьезно беспокоит соответствующие департаменты любых компаний. Проблема эта именуется по-разному, но в целом сводится к такому варианту: «О боже, нужно переделывать документы из-за ошибки!» или «Ну как же так, оригиналы документов снова не вернулись».

Те, кто связан с бухгалтерскими документами, хорошо с этим знакомы и каждый раз вздрагивают, когда после подписания первичных документов они теряются и нужно снова запускать процесс печати-передачи-подписания, с тем чтобы их восстановить.

Каким бы простым ни казался процесс подписания и возврата документов, на деле организационно он оказывается очень сложным.

Документы уходят, часть их возвращается, другие — нет. Периодически возникает потребность что-то исправить, документы постоянно перемещаются между партнерами и нашей компанией... Собственно, можно сказать, что сейчас наш оперативно-расчетный центр тратит 50% своего рабочего времени на то, чтобы приходили только правильные документы и вовремя. Это безусловно важная, но очень трудозатратная работа. А с учетом масштаба компании таких документов множество!

В общем, в какой-то момент мы поняли, что, если не начать поиск качественно нового решения этой задачи, она перерастет в серьезную проблему. Бухгалтерия сформулировала требования: обеспечить безопасную отправку юридически значимых документов контрагентам, возможность отслеживать возврат, хранить и передавать их в налоговую службу.

Сказано — сделано: будем внедрять ЭДО. С чего же начнем?

Начали с того, что занялись поиском оператора электронного документооборота. Иначе говоря, мы выбирали организацию, предоставляющую услуги по обмену информацией по телекоммуникационным каналам в рамках электронного документооборота счетов-фактур между продавцом и покупателем, из реестра операторов уполномоченных ФНС. Мы обратили внимание на семь таких компаний, но серьезно рассматривали только три. В итоге в качестве оператора выбрали СКБ «Контур».

Почему именно эту компанию? При отборе мы учитывали несколько параметров. Важны были как опыт, известность, так и гибкость тарифной политики, то, насколько оператор представлен в регионах, работает ли он не только с ЭДО, но и с EDI (т. е. с любыми внутренними документами), а также оказывает ли техническую поддержку и предоставляет ли возможность интеграции.

И наконец, важным критерием выбора была клиенториентированность оператора. Мы сами очень трепетно относимся к партнерам, знаем, что это достигается большим трудом, и поэтому особенно ценим такое качество в других компаниях.

Что же дальше?

Итак, мы определились с оператором, составили план изменений в наших внутренних системах, а также наметили этапы интеграции с системой оператора, и процесс начался. В работе были задействованы прежде всего три департамента — бухгалтерский, юридический и ИТ. На составление технического задания, моделирование работы системы в существующей ИТ-инфраструктуре, определение того, что, возможно, нам придется менять в бизнес-процессах, ушли сотни человеко-часов. Ведь OCS — компания с офисами в 27 городах, в семи часовых поясах. У нас две с половиной тысячи сотрудников. Мы очень большая компания. В нашей бухгалтерии работают более 300 человек, в департаменте ИТ — за 70. Но самый впечатляющий показатель — у нас более 8 тыс. компаний-партнеров!

Примерно за год мы сформировали функциональность для работы с ЭДО, встроили в ERP, совместили ее с электронным архивом, с системой B2B (онлайн-продажи), со всеми остальными необходимыми компонентами. И принялись радостно потирать руки — ну вот сейчас-то заживем!

Увы, чуда не произошло. Очередь к нам не выстроилась. Уже год назад мы были полностью готовы к новой счастливой жизни без бумаги. Но оказалось, что ИТ-компании в большинстве своем не готовы заниматься собственной автоматизацией. А процесс ЭДО может идти только с кем-то! Мы не ожидали такого, мы были к этому не готовы!

Массового подключения наших партнеров к ЭДО не произошло. Мы чувствовали себя как... как мальчик, который получил в день рождения новенький футбольный мяч, выбежал во двор — и внезапно обнаружил, что никто из друзей в футбол играть не хочет.

Но все же появился смельчак

Первый партнер, с которым мы начали работать в системе, — большая федеральная розничная сеть, одна из самых больших в РФ.

Притиркой наших систем, адаптацией их друг к другу мы занимались два месяца. Процесс шел долго, трудно, иногда болезненно. Но мы справились. Учитывая, что это большая сеть, просто гигантский партнер, опыт именно этого внедрения был для нас очень важен. Мне кажется, что результатом остались довольны обе стороны. Два месяца прошли не зря. Уже сейчас в работе с этим партнером все складывается настолько легко и просто, что сердце поет!

А дальше все пошло намного быстрее. Со следующим партнером внедрение заняло две недели. Затем на отладку работы с партнерами стало уходить всего два дня. Такая вот магия. Теперь я могу с уверенностью сказать, что мы можем помочь партнеру настроить ЭДО за один рабочий день.

Ведь на самом деле все достаточно просто. Практически у всех компаний информационная система готова к этим работам на 50%. Наш оператор предоставляет широкий спектр услуг, и в том числе сервис сдачи отчетности в налоговую. Сейчас уже все обязаны сдавать отчетность в электронном виде, значит, электронная подпись у всех компаний уже есть. Поэтому первый шаг на пути к ЭДО любой участник рынка уже сделал. Ведь эта подпись также подходит для работы с ЭДО, дополнительно не надо получать новую. Входящие документы у оператора не тарифицируются, и поэтому партнер не несет дополнительных затрат. В любом случае расценки таковы: отправить письмо Почтой России стоит 50–100 руб., экспресс-почтой — 1,3 тыс. руб., электронная отправка обойдется примерно в 6,5 руб. за один документ.

С другой стороны, документы партнер получает не вместе с товаром, а заранее, в тот момент, когда наша машина только выезжает со склада. Кладовщик может быть спокоен — всё уже в компьютере. И дополнительным плюсом также следует считать тот факт, что сокращается время, затрачиваемое на ручную обработку входящих документов, ведь теперь они передаются в электронном виде. Кстати, у операторов также есть и стандартные модули интеграции с «1С», которые позволят получать документы напрямую в учетную систему партнера. Выходит, что информационная система почти любой компании уже практически готова к ЭДО. Требуется совсем немного дополнительных усилий, и мы можем помочь это сделать за несколько часов.

Хотелось бы подробнее рассказать о компании «Кей», которая в числе первых решилась на эксперимент и, как я понимаю, тоже осталась довольна результатом. Именно с этой компанией связано наше второе внедрение, которое прошло за две недели. Напомню, что «Кей» — это сеть супермаркетов цифровой техники. У компании есть интернет-магазин и 30 торговых предприятий цифровой техники. Из них в Санкт-Петербурге работает 17 магазинов и 13 — в регионах.

В компании «Кей» говорят, что пока рано подсчитывать дивиденды от этого проекта. Однако уже сейчас очевидно, что экономия времени получается существенная и сотрудники это чувствуют. Для примера можно привести некоторые цифры:

  • благодаря работе в ЭДО экономится время на подписании и копировании документов, а это пять минут на каждую накладную;
  • отправка документов на два адреса: экземпляр поставщику, экземпляр в банк (при факторинговом обслуживании) — до 10 минут на один пакет бумажных документов один раз в день;
  • сокращение почтовых расходов на отправку экземпляров поставщика и банка — около 50 руб. за пакет (каждый день).

«Если считать, что компания ежедневно получает от поставщика, например, 100 комплектов документов, то мы экономим порядка 8 часов в день на подписании и копировании и 5 тыс. рублей на почтовой отправке», — говорит главный бухгалтер компании «Кей».

Еще один важный для компании момент: существенно сокращается время на решение каких-либо проблем с поставками (недовоз/пересорт), от которых никто не застрахован. Удобно то, что документы по ЭДО приходят раньше, чем товар, и можно оперативно подготовиться к приему поставки. И все те же плюсы при обмене документами в случае возврата товара, решения вопроса о премиях и т. д. При этом, как отмечают в «Кей», пока еще требуется участие человека (нужна доработка по экспорту данных), поэтому назвать процесс полностью автономным еще нельзя. Но тем не менее внедрение системы значительно упростило текущую работу с документацией. Главное — стало легче отслеживать бизнес-показатели, т. к. из-за задержек с документами возникали проблемы при закрытии сделок и отчетных периодов. Что ж, спасибо ЭДО!

Почему же переход на ЭДО все еще не стал массовым?

Мы в OCS долго анализировали причины, почему партнеры не готовы работать через электронные каналы передачи документов. И вот к какому выводу пришли: партнеры пока просто боятся нового.

Конечно, это не вписывается в прежнюю систему жизнеустройства, это непонятно, а всё непонятное пугает. Ведь как обычно происходит процесс приемки товара? Приезжает машина OCS на склад компании-партнера с документами, кладовщики принимают их и товар. А с ЭДО немного по-другому. При электронном обмене предполагается, что машина везет только товарно-транспортную накладную. Весь комплект документов передается в электронном виде. И это непривычно! В итоге мы решили сделать так: печатаем отдельный комплект документов, не имеющих юридической силы, которые просто едут с товаром. Для тех сотрудников, которые непосредственно с ним работают, на которых лежит прямая ответственность, мы стараемся сделать переходный период максимально понятным и комфортным. Надеюсь, это поможет ускорить процесс.

Всё же мы верим, что в этом году большинство наших партнеров перейдет на электронный документооборот. Это очень серьезная экономия средств в масштабах года, система ЭДО здорово облегчает жизнь, вносит спокойствие в работу руководства и сотрудников бухгалтерии. Мы уже разработали систему оперативной поддержки тех компаний, которые решили переходить на ЭДО, и обещаем, что этот процесс для них будет быстрым и комфортным. Мы уже достаточно отточили наши технологии и приглашаем партнеров к их внедрению.

Роман Гришин, руководитель отдела сопровождения ИС, компания OCS Distribution


Версия для печати (без изображений)