Canon

Нет ничего проще, чем распечатать документ. Однако эта рутинная операция может стать источником серьезных проблем. Обычно сотрудники компаний, нажимая на кнопку PRINT, не задумываются о таких вещах, как безопасность и эффективность печати. В эту минуту мало кого беспокоит вопрос, а есть ли вообще реальная необходимость делать бумажную копию? И не будет ли нанесен ущерб компании, если вдруг распечатанный документ попадет на глаза посторонним? Кроме того, на многих предприятиях принтеры или многофункциональные устройства используются не только для вывода или обработки конфиденциальной информации, к ним могут получить доступ сотрудники или третьи лица, находящиеся за пределами вашего офиса. Например, согласно последнему исследованию Canon, около 42% документов могут содержать конфиденциальную информацию. В частности, в отделах исследований и разработки, юридических и кадровых отделах безопасность некоторых документов может стать ключевым приоритетом при аудите кибербезопасности. А исследование Office Insights, проведенное специалистами Canon в прошлом году, показало, среди более 2500 организаций в Европе, на Ближнем Востоке и в Африке около половины респондентов передавали документы за пределы своих компаний, а примерно в 30% компаний сотрудники теряли документы или забывали их вне офиса. Вот почему на протяжении многих лет управление безопасностью информации, печатью и расходами остается важнейшей задачей для любой организации.

Сегодня на рынке существует множество решений, и одним из наиболее эффективных специалисты называют приложение Universal Login Manager (ULM), разработанное компанией NT-ware для устройств Canon imageRUNNER ADVANCE. Как утверждают администраторы информационных систем, использование Universal Login Manager дает серьезные выгоду и преимущества не только им, но и рядовым офисным пользователям, и руководству предприятий.

ULM — это бессерверное приложение, которое обеспечивает контроль доступа к печатающим устройствам и оценивает эффективность их использования. По сути, ULM представляет собой набор функций, предназначенных для защиты и оптимизации использования принтеров. В приложении реализованы простые и безопасные методы аутентификации сотрудников, что позволяет контролировать доступ к устройствам печати. Также ULM позволяет наделять пользователей определенными правами на печать документов, и дает возможность создавать персонализированные рабочие процессы для повышения производительности. Кроме того, простые инструменты отчетности гарантируют эффективное управление действиями пользователей и контроль затрат.

Основные функции приложения ULM:

  • Удобная аутентификация пользователей;
  • Управление доступом на уровне устройства и на уровне пользователя;
  • Создание персонализированных рабочих процессов;
  • Отслеживание использования по устройствам и пользователям, а также контроль затрат с помощью мощных инструментов отчетности.

Данные о пользователях могут храниться как во встроенной базе данных МФУ, так и на внешнем сервере. В ULM предусмотрено несколько уровней прав доступа к системе: конкретный сотрудник может иметь весьма ограниченный круг полномочий, а может пользоваться правами администратора.

Кроме того, реализована возможность создания групп пользователей. Например, можно организовать группу, работающую в определенном подразделении. И в каждой из групп возможен не только контроль использования принтеров, но и установка определенных ограничений на печать, копирование и тому подобное. Такое структурирование поможет организовать более эффективное использование печатной техники на предприятии и контролировать расходы.

В приложении ULM реализован простой и удобный доступ к печатающим устройствам, одновременно гарантирующий требуемый уровень безопасности и удобство для пользователя. Что подключиться к системе, сотрудник должен выбрать один из предлагаемых способов аутентификации:

  • Ввод имени пользователя и пароля;
  • Вход с помощью изображения;
  • Вход с помощью изображения и PIN-кода;
  • Вход с помощью бесконтактной карты;
  • Вход с помощью бесконтактной карты и PIN-кода.

Пользователю может быть предоставлен либо полный доступ к конкретным устройствам, либо доступ к ограниченному набору функций этих устройств. В частности, приложение ULM позволяет в соответствии с политиками предприятия разрешить или заблокировать выполнение таких операций, как сканирование, рассылку, цветное копирование, цветную печать, двустороннюю печать. Цель всех этих ограничений — повысить безопасность, предотвратить несанкционированную печать или рассылку документов, контролировать затраты. При этом простой процесс входа в систему повышает уровень безопасности без ущерба для производительности сотрудников. После входа в систему пользователь попадает в рабочее пространство, которое может быть настроено под него с учетом конкретных требований, что позволит экономить время, и сделает работу более комфортной и эффективной. Каждый сотрудник имеет персонализированное меню и получает доступ к своему списку заданий на печать и кнопкам быстрого выполнения часто используемых функций. Управление принтерами интуитивно понятно, не требует специальных навыков, и осуществляется из веб-браузера компьютера.

Важнейшая функция Universal Login Manager — слежение за работой устройств и за документами, которые пользователи отправляют на печать, а также составление отчетов. Последние незаменимы при подсчете затрат и их анализе, что актуально для предприятий любого размера. Отслеживая распечатанные документы и оценивая накладные расходы, ULM поможет найти пути для минимизации этих издержек.

Приложение ULM работает на всех аппаратах серии imageRUNNER ADVANCE, а в третьем поколении этих устройств является стандартной функцией. Решение встроено в устройства и не требует вложений в дополнительные серверы печати. Чтобы начать пользоваться приложением, его необходимо лишь активировать. Простота активации и настройки гарантирует получение максимальной пользы с минимальными усилиями. Инструменты отчетности и слежения за устройствами и пользователями предоставляют мощные возможности для управления использованием устройствами и затратами. Помимо этого, существует специальная версия приложения — ULM для imageRUNNER и i-SENSYS. В настоящее время она доступна только на устройствах i-SENSYS MF 735Cx, MF 635CX, LBP 654Cx, и на аппаратах imageRUNNER iR C3025 и iR C3025i.

Функциональные возможности ULM для imageRUNNER ADVANCE и ULM для imageRUNNER и i-SENSYS очень близки. Так, оба приложения могут работать максимум с 48 пользователями при авторизации с помощью изображения, либо с помощью изображения и PIN-кода. Если вход осуществляется при помощи имени, пароля, карты, или с помощью карты и PIN-кода, тогда максимальное число пользователей для обоих приложений составит 1000 чел. Максимальное количество заданий безопасной печати для приложения ULM для imageRUNNER и i-SENSYS составляет 32, а для ULM для imageRUNNER ADVANCE ограничений по данному параметру не существует. Максимальное количество заданий на одно устройство для ULM для imageRUNNER ADVANCE — 5000, для ULM для imageRUNNER и i-SENSYS — 500. ULM для imageRUNNER ADVANCE позволяет осуществлять настройку пользовательского интерфейса, а в ULM для imageRUNNER и i-SENSYS такой возможности нет. Кроме того, из-за отсутствия Access Management System на компактных imageRUNNER и i-SENSYS, на этих устройствах нет возможности настраивать права доступа к отдельным настройкам в рамках той или иной функции. Тем не менее доступ к самим функцим контролировать можно. Подробнее с функциональными возможностями приложений ULM для imageRUNNER ADVANCE и ULM для imageRUNNER и i-SENSYS можно ознакомиться в специальном руководстве на сайте www.canon.ru.

Спецпроект

Версия для печати (без изображений)   Все предложения